Privacyverklaring vergaderingen, bijeenkomsten, opnamen en transcripties

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Welke persoonsgegevens bij een vergadering of een bijeenkomst worden verwerkt is afhankelijk van de soort vergadering of bijeenkomst. Tijdens een (online) vergadering of bijeenkomst kunnen bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Naam
• Functie
• Organisatie
• Beeld en geluid
• Bijdrage aan een vergadering, presentatie of inspraakmoment
• Chatberichten
• Vragen en reacties
• Deelnemersgegevens
• Transcripties en gedeelde documenten
• Presentaties of schermbeelden.

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het doel van de (online) vergadering of bijeenkomst.

Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij gebruiken persoonsgegevens om vergaderingen en bijeenkomsten te organiseren. Ook gebruiken wij ze om afspraken en besluiten vast te leggen, notulen te maken, informatie te delen, kennis vast te leggen en wettelijke taken uit te voeren. Bij openbare bestuursvergaderingen kunnen gegevens ook worden gebruikt voor livestreams en terugkijken. 
 

Wij hebben een wettelijke reden nodig voor de verwerking

Voor iedere verwerking bepalen wij vooraf de reden en het doel. Vaak verwerken wij gegevens omdat dit nodig is voor een wettelijke taak of een taak van algemeen belang. Deze informatie leggen wij vast in ons verwerkingsregister. 

Opnamen en transcripties worden bewust ingezet

Een opname en een transcriptie zijn twee verschillende verwerkingen. Voordat wij hiermee starten, bepalen wij waarom dit nodig is, wie toegang krijgt en hoe lang de gegevens worden bewaard. Ook kijken wij of een andere manier van verslaglegging voldoende is. 

Aanwezigen krijgen informatie over het gebruik

Een opname kan beeld, geluid, presentaties, schermdeling en chatberichten bevatten. Een transcriptie is een uitgeschreven verslag van wat tijdens de bijeenkomst is gezegd en kan geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd tot stand komen door middel van spraakherkenning. Opnamen en transcripties worden alleen gebruikt voor het vooraf afgesproken doel. De organisator informeert de deelnemers hierover. Een doel kan bijvoorbeeld zijn dat mensen die niet aanwezig konden zijn de afspraak kunnen terugkijken. Ook kan de transcriptie worden gebruikt om automatisch notulen te maken.
 

Digitale bijeenkomsten verlopen via Microsoft Teams

Voor online vergaderingen gebruiken wij Microsoft 365 en Microsoft Teams. Opnamen en transcripties worden opgeslagen (via OneDrive of SharePoint) binnen deze omgeving. Wie toegang heeft, hangt af van de instellingen en rechten van de vergadering. Externe deelnemers hebben niet altijd toegang. Het zonder geldige reden verder verspreiden van opnamen of transcripties is niet toegestaan.
 

Bestanden worden meestal na zestig dagen verwijderd

Reguliere Teams-opnamen en transcripties hebben normaal gesproken een vervaltermijn van 60 dagen. Daarna worden de bestanden uit de gebruikersomgeving verwijderd volgens de regels van Microsoft 365 voor bewaren en verwijderen. Soms moeten gegevens langer worden bewaard, bijvoorbeeld vanwege wettelijke of archiefverplichtingen. 
 

Ondersteunende functies helpen bij het verwerken van informatie

Binnen Teams kunnen hulpmiddelen zoals Copilot worden gebruikt. Deze kunnen bijvoorbeeld samenvattingen maken, actiepunten verzamelen en vragen beantwoorden over de vergadering. Deze hulpmiddelen nemen geen zelfstandige besluiten over deelnemers. 
 

Openbare bestuursvergaderingen zijn zichtbaar voor iedereen

Vergaderingen van het Algemeen Bestuur en commissies zijn openbaar. Dit volgt uit de Waterschapswet. Daarom worden zij opgenomen en uitgezonden. De opnamen kunnen live of later worden bekeken. Als u inspreekt, kunnen anderen uw bijdrage zien en horen. Ook andere aanwezigen kunnen soms in beeld komen. 

Opnamen en de informatie die erbij hoort worden bewaard of vernietigd. Dit gebeurt volgens de geldende Archiefwet, de selectielijst en het informatiebeheerbeleid van Waterschap Rivierenland.
 

Gevoelige informatie vraagt extra aandacht

Tijdens vergaderingen kunnen gevoelige of vertrouwelijke gegevens aan bod komen. Deel deze informatie alleen als dat nodig is. Als onverwacht gevoelige informatie wordt besproken, kan de organisator de opname of transcriptie stoppen of onderbreken.  
 

Sprekers kunnen vooraf contact opnemen over bezwaren

Geeft u een presentatie of andere inhoudelijke bijdrage en heeft u vragen of bezwaren tegen een opname of transcriptie? Bespreek dit dan vooraf met de organisator. Soms zijn andere afspraken mogelijk. Bij openbare bestuursvergaderingen zijn de mogelijkheden beperkt door wettelijke regels. 
 

Externe partijen kunnen ondersteuning bieden

Voor digitale vergaderingen maken wij gebruik van Microsoft 365 en soms van andere dienstverleners. Met deze partijen maken wij afspraken over privacy en beveiliging. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit volgens de regels van de AVG. 

Deze verwerkingen staan in het verwerkingsregister van Waterschap Rivierenland. De informatie uit dit register die openbaar is, kunt u bekijken op onze website.
 

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn hangt af van het soort bijeenkomst, het doel en eventuele wettelijke verplichtingen. Dit staat in het verwerkingsregister en zo nodig in het informatiebeheerbeleid van Waterschap Rivierenland.

U heeft verschillende privacyrechten

U kunt in veel gevallen vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens. Ook kunt u soms bezwaar maken tegen de verwerking. Deze rechten gelden niet altijd, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.